Une archive est un document conservé afin de prouver des droits ou témoigner de certaines activités. Les délais légaux de conservation d’un document archivé varient en fonction de la nature et du domaine des documents concernés. On distingue trois différents types d’archives.

Les archives d’utilisation habituelle ou archives courantes

La première catégorie d’archives que l’on produit dans une organisation est appelée archives courantes. Cela fait référence à des documents d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, organismes et établissements qui les ont élaborés et reçus et gardés pour le traitement des affaires courantes.

Dans le groupe des archives courantes, on retrouve les documents qui sont nécessaires à l’activité des services qui les ont élaborés. Ces services en question les conservent eux-mêmes pour traiter des affaires. Dans le cadre d’un exercice comptable en cours par exemple, les archives courantes sont toutes les archives produites ou reçues durant ledit exercice.

Pour la gestion des archives courantes, il est nécessaire de mettre en place une bonne organisation et classification. Il faut que ce système soit pratique et exhaustif, comme la façon de procéder dans une bibliothèque. L’idée est de trier les documents et de les disposer de manière à faciliter leur recherche. Le processus de classement des archives courantes doit être systématisé, que le document soit sous forme papier ou sous forme électronique. En ce qui concerne les documents numériques, il est important de bien les stocker sur des serveurs internes et les différents postes de travail de manière à pouvoir les retrouver rapidement en cas de besoin.

Les archives semi-actifs ou archives intermédiaires

Si le statut d’archives courantes n’est plus justifié, les documents prennent le statut d’archives intermédiaires ou d’archives semi-actives. On parle de documents semi-actifs pour évoquer les documents relatifs aux affaires traitées et que l’organisme producteur doit conserver pour des besoins administratifs ou juridiques. Comme la fréquence d’utilisation est moindre, les dossiers sont gardés à proximité des bureaux durant une durée déterminée. Ayant une valeur probante ou juridique, ces documents permettent d’assurer la justification des droits et obligations des personnes morales et des citoyens.

Gérer les archives intermédiaires répond à la nécessité d’assurer la conservation parfaite de l’information qu’elles contiennent. Il faut que l’identification et le repérage des documents concernés soient faciles, de même que leur consultation par les personnes autorisées. Il est important que les responsables veillent à la mise en pratique des règles légales de conservation de ces documents.

Cette gestion des archives intermédiaires génère également un coût temporel et financier et présente divers avantages. Il y en a d’ordre économique, un aspect qui prend en compte plusieurs réalités. À ce propos, on peut mettre en avant le fait qu’une bonne gestion réduit les coûts d’entreposage en optant pour un stockage dans un lieu moins coûteux. Aussi, cela favorise une réduction des coûts en équipement, avec notamment le choix d’entrepôts qui sont moins chers que le stockage dans les bureaux. En outre, une bonne gestion peut aboutir à une réduction des coûts en personnel, par exemple le fait d’avoir moins de documents dans les bureaux, et donc moins de classement à réaliser.

Les avantages d’une bonne gestion des archives intermédiaires se perçoivent également sur le plan administratif. D’ailleurs, ce point est la priorité des utilisateurs et des producteurs. Les avantages sur le plan administratif s’étendent à la sécurité matérielle et physique des documents. Cela concerne aussi la mise en place d’un référencement rapide et efficace ainsi que la consultation des informations qui doit être facile. Sur le plan patrimonial, une bonne gestion des archives intermédiaires assure la préservation de l’intégrité des fonds et la facilitation de la planification des travaux archivistiques.

Les archives historiques ou archives définitives

Après avoir passé le stade intermédiaire, les archives prennent le statut d’historique. À ce niveau, on retrouve les dossiers qui présentent un intérêt historique ou patrimonial. On parle aussi d’archives définitives, des documents qui ont vocation à être conservés sans limitation de durée. Les archives historiques ont une valeur de témoignage et ont la faculté de garantir la sauvegarde de la mémoire par la constitution du matériau de l’histoire. Cependant, ce ne sont pas tous les documents qui ont vocation à entrer dans l’âge définitif. En effet, il y en a un grand nombre qu’on peut éliminer à l’issue de l’âge intermédiaire en ayant l’accord du service des archives.

Le caractère spécifique des archives définitives est tel qu’il est indispensable de les conserver sans limitation de durée et en dehors du contexte de leur utilisation directe première. C’est d’ailleurs ce qui les différencie principalement des archives courantes et des archives intermédiaires. Après les avoir triées et classées, ces archives historiques ne sont pas susceptibles d’élimination. On peut ainsi les exploiter pour servir à des besoins de recherches ou de preuves juridiques pour les juristes ou chercheurs, et ce, bien longtemps après leur élaboration et leur classement. Très souvent, il arrive que les archives juridiques et les archives historiques soient confondues. Cela peut se comprendre, car les documents produits à des fins de comptabilité peuvent être utiles aux historiens qui auront une bonne compréhension sur le long terme de l’activité de l’entreprise et pourront prévoir son avenir économique.