GED

Sécurité des données dans la mise en place d’une solution GED

Une attention particulière doit être accordée à la sécurité des données lors de la mise en place d’une solution de GED (Gestion Electronique des Documents). Il est impératif de lancer le processus dans le strict respect des bonnes pratiques liées à la sécurité informatique. Sachez que le déploiement d’un plan GED est avant tout un projet digital. Sa conception passe donc par une réflexion profonde sur la sécurité des données. Des dispositions doivent être prises afin d’éviter le vol, la perte ou la dégradation des données

Mise en place de la GED : risques encourus au niveau de la sécurité des données

Lorsqu’un plan de GED est élaboré, une importance particulière doit être accordée à la sécurité des données. Les documents étant numérisés et stockés dans des systèmes informatiques, comme cela apparait dans la définition complète de la GED, il est indispensable d’identifier les dispositifs et les pratiques efficaces permettant de les protéger idéalement. Mais le préalable est d’avoir connaissance des véritables risques pouvant affecter les données.

·         Dysfonctionnement informatique : un document peut être rendu illisible ou complètement détruit suite à une panne de réseau ou la défaillance d’un terminal.

·         Le piratage informatique met également à mal la sécurité des données. Une telle pratique peut être la porte d’entrée des acteurs malveillants qui cherchent à dérober des informations sensibles.

·         La négligence des utilisateurs : il suffit d’une manipulation erronée réalisée par un collaborateur pour qu’une information de haute importance soit détruite.

·         Le partage involontaire d’informations confidentielles : l’instauration des messageries instantanées et le développement du travail collaboratif sont de réels facteurs de risque pour l’intégrité des données de l’entreprise.

Actions pour sécuriser les données

Après avoir pris conscience des risques pouvant mettre à mal la sécurité des données, découvrez les actions à entreprendre pour les protéger lors du déploiement de votre GED. Normalement, à côté des fonctionnalités proposées par l’éditeur du logiciel de GED utilisé, des mesures devraient être prises en matière de sécurité. Les actions suivantes peuvent optimiser la sécurité de vos données :

·         Choix d’un lieu unique pour centraliser l’information : il est recommandé de retenir un endroit sûr pour la sauvegarde de l’information. Cela facilite la protection des archives et permet d’unir les protocoles d’accès et de partage.

·         Sécurisation des accès : l’idée est de réaliser une gestion des habilitations et effectuer une authentification rigoureuse.

·         Mise en place d’un protocole de conservation des données et des archives : le but est d’avoir des données et archives qui respectent les prescriptions légales, notamment en matière de données financières et personnelles.

·         Certification de la solution GED déployée par la norme ISO 27001

·         Mise en place d’un système de traçabilité documentaire : l’objectif est de responsabiliser les acteurs qui interagissent avec des documents. Avec certains logiciels de GED, il est possible de catégoriser et d’autoriser les actions possibles selon l’identité de l’utilisateur, comme la consultation, la modification et la suppression des données.

·         Privilégier l’accès à des espaces de travail sécurisés : dans un tel espace, l’échange de documents est organisé, ce qui optimise la protection des données.

Le respect des fondamentaux en matière de sécurité des données : un impératif

Si vous avez à cœur de déployer un plan GED où vos documents sont bien protégés, vous devez commencer par respecter les fondamentaux en matière de sécurité des données. Sachez qu’avant tout, la sécurité est une affaire de comportement et de respect des règles. Même si vous utilisez le logiciel GED le plus puissant, il n’assurera pas véritablement la sécurité de vos données si vous négligez les fondamentaux de la prudence.

Le plus important est de faire preuve de bon sens et de vigilance pour que vos données soient bien sécurisées. Vous devez faire attention afin d’être en alerte face à une situation inhabituelle. Aussi, la défiance vis-à-vis des tiers est essentielle pour apporter une sécurité minimale à vos données.

Pour parfaire la protection de vos documents dans la GED, il est recommandé d’avoir un accès individuel sécurisé par identifiant et un mot de passe personnel. Aussi, pensez à utiliser des applications antivirus et des filtres anti-hameçonnage pour protéger vos données, les connexions et les ordinateurs de l’entreprise. En outre, au moment de l’archivage, ce serait bien de faire un chiffrement des documents en vous servant d’une clef qui utilise un protocole de sécurité reconnu.

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